Datensicherheit und Datenschutz

Ziel und Zweck:

Datensicherheit und Datenschutz stellt den korrekten Umgang mit Daten, Unterlagen, Verträgen, etc. sicher. Unter Datenschutz wird der Schutz sämtlicher Daten vor Einsichtnahme durch Unbefugte verstanden. Unbefugte sind alle Personen, die nicht am Prozess beteiligt sind oder diejenigen Personen, die durch Weisung ausgeschlossen sind.

Anwendung / Geltungsbereich:

Diese Regelungen gelten für  LEDpixx Sabine Meißner

Verantwortlichkeit:

Sabine Meißner

Beschreibung:

In jedem Fall sind gesetzliche Vorschriften zu beachten; für die Einhaltung der Bestimmungen zum Datenschutz sind alle Bereiche sowie alle Mitarbeiter verantwortlich.
Alle Daten sind grundsätzlich vor Einsichtnahme durch Unbefugte zu schützen. LEDpixx muss die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung durch ein verschließbares Archiv o.ä. sicherstellen. Im Folgenden werden die internen Maßnahmen zum Datenschutz beschriebe.

Kenntnisnahme der Datenschutzbestimmungen durch die Mitarbeiter

Bei Neuanstellung unterzeichnet jeder Mitarbeiter eine Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz, dass er/sie auf die Bestimmungen zum Datenschutz hingewiesen wurde und sich verpflichtet, diese einzuhalten.
Die Verpflichtungserklärung wird dem/der Mitarbeiter bei Einstellung vom LEDpixx ausgehändigt und ist nach Unterzeichnung Bestandteil der Personalakte, gleichzeitig erhält der Mitarbeiter eine Abschrift der Niederschrift

Maßnahmen zum Schutz von Kunden-und Vertragsdaten

Diese Unterlagen mit Kunden-/Vertragsdaten sind grundsätzlich vor der Einsichtnahme durch Dritte zu schützen

Maßnahmen zum Schutz von EDV-gestützten Daten

Die Passwortvergabe stellt sicher, dass nur befugte Mitarbeiter Zugriff auf EDV-gestützte Daten haben.
Eine Zugangsberechtigung zum LEDpixx-Datennetz wird nur auf Antrag erteilt. LEDpixx legt hier fest, auf welche Daten jeder Mitarbeiter wie lange Zugriff haben soll, ein Hinweis auf die Datenschutzregelungen wurde in dem Formular aufgenommen. Die Benutzer-ID und die mitarbeiterbezogenen Passwörter  werden jedem Mitarbeiter persönlich zugeteilt, eine Weitergabe des Passwortes an andere ist untersagt.
Das Passwort sollte mindestens 6 Zeichen bestehen (aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen gemischt – keine Trivialpasswörter benutzen). Passwörter dürfen nirgends notiert und niemanden mitgeteilt werden (Ausnahme: z.B. versiegelte Hinterlegung des Systemverwalter-Passwortes für Notfälle). Die Benutzung des versiegelten Umschlages ist zu begründen.
LEDpixx stellt den Zugriff auf Laufwerke, Verzeichnisse etc. sicher und ist verantwortlich für die Sicherung und Verwahrung von Daten.

Weiterleitung von Daten

Die interne Weiterleitung von Daten erfolgt grundsätzlich nur an befugte Personen, d.h. an Mitarbeiter, die am Prozess beteiligt sind.
Die externe Weiterleitung von Daten zur Sicherstellung des Weiteren Prozesses, d.h. an Geschäftspartnern und Kunden, erfolgt grundsätzlich nur an befugte Personen.

Archivierung

Die Unterlagen und weitere Dokumente werden nach Abschluss der Nutzung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt.
Die Archivierung wird so vorgenommen, dass der Zugriff auf die Dokumente während der vorgesehenen Archivierungsdauer nicht beeinträchtigt ist. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf:
– Schutz gegen unbeabsichtigte Vernichtung (z.B. Löschen im EDV-System)
– Schutz gegen Licht, Feuer, Wasser, Entwendung, etc. bei Kundendokumenten.
– Soweit erforderlich, können Sicherungskopien angelegt und räumlich getrennt vom Original aufbewahrt   werden.
Die elektronische Archivierung der Dokumente liegt in der Verantwortung von Ledpixx.

Aufbewahrungsfristen

Folgende Aufbewahrungsfristen sind  festgelegt:
– Kundenunterlagen: 10 Jahre
– Kundenunterlagen: nach Austritt 10 Jahre
– Kundendokumentationen: 10 Jahre
– Kundendokumentationen: nach Austritt 10 Jahre
– Präsentationsmaterial: 10 Jahre
– Präsentationsmaterial: nach Austritt 10 Jahre
– Mitarbeiterdokumentation: nach Austritt 10 Jahre
– Formulare: nach Ende der Gültigkeit: 5 Jahre

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